广西壮族自治区公共资源交易中心公共资源交易项目视听资料管理办法

广西壮族自治区公共资源交易中心

公共资源交易项目视听资料管理办法

第一章  总 则

第一条  为加强公共资源交易项目视听资料管理，建立完善视听资料管理制度，根据《广西壮族自治区档案管理条例》等有关规定，结合中心实际，制定本办法。  　　

第二条  本办法适用于进入中心实施交易活动的公共资源项目现场视听资料的制作、保存、使用和管理。

第三条  视听资料是指在中心所属场地实施评标专家抽取、开标和评标等交易活动中形成的具有利用、保存价值的声音、图像、数据等信息资料。

第四条  信息技术处、政府采购及出让处、药品和医疗器械集中采购处分别负责中心怡宾路办公区、朝阳路办公区、桃源路办公区公共资源交易项目视听资料收集、归档和管理工作。各处室要加强视听资料管理，保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第二章  收集归档

第五条  视听资料应由专人收集管理，负责收集管理的工作人员应当遵纪守法，忠于职守，并具备相应的专业知识。

第六条  工作人员须提高安全意识，保证视听资料在产生、处理和移交归档过程中处于安全受控状态。

第七条  工作人员要做好日常视听资料收集、处理工作，保证相应的视听资料真实、完整，并对其作相应的登记。

第八条  视听资料归档前应按规定存贮格式进行整理，并对光盘、磁盘、磁带等存贮介质载体进行病毒检查和清理，做好产生时间、主要内容等标记。

第九条  视听资料存贮格式

用摄像机等视频设备获得的动态影像文件，其通用文件格式为AVI、MP4；用数字音频设备获得的音频文件，其通用文件格式为WAV、MP3。

第十条  视听资料应及时移交归档，移交过程中应检查确认视听资料的真实性和完整性，做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、账目一致、手续清楚。

第十一条  保管要求

（一）视听资料要统一编号索引，标识要清晰有效，做到存放有序、保管安全、查阅方便。

（二）视听资料的保管要做到防潮、防磁、保密、安全，便于保管、使用。

（三）对涉密视听资料要严格按相关保密条例进行处理，做到不在非涉密计算机等设备处理涉密电子文件；涉密电子档案的编目、入库、存贮均另行处理。

（四）要防止视听资料的破损、消磁和散失，磁性载体上的视听资料应定期复制。

第十二条  视听资料保存期限为从交易活动结束之日起不少于十五年。

第三章  使用管理

第十三条  视听资料管理处室应健全查看、复制和使用制度，除法律另有规定外，未经中心领导批准，不得擅自查看（调阅）、复制和使用视听资料。

第十四条  视听资料保管者、使用者应对资料的保密、安全和完整性负责，禁止擅自传播、修改、转借、编辑、隐匿或者擅自销毁。

第十五条  中心内部因工作需要调阅视听资料的，须填写《视听资料拷贝（调阅）申请表》（详见附件一），并按规定履行相应的审批手续后，方可调阅。

在评标（评审）过程中，如中心内部人员需要现场查阅视听资料的，经所在处室领导批准后，填写《视听资料现场查阅登记表》（详见附件二），方可查阅。相应管理处室应将每月视听资料现场查阅记录汇总后报中心分管信息工作的领导。

第十六条  依据法律法规或行业监管部门要求，需要拷贝视听资料作为常规项目存档资料的，按如下程序办理：

（一）项目业主（代理机构）按要求提交相应的授权委托书、移动硬盘（或其它媒介）；

（二）工作人员按要求完成拷贝工作；

（三）项目业主（代理机构）代表签字领取拷贝资料。

第十七条  由于监督管理或其他原因，中心外单位需要调阅、拷贝项目视听资料的，按如下程序办理：

（一）有关单位出具拷贝或调阅申请函（盖单位公章）；

（二）中心综合处秘书科受理后，办文[《视听资料拷贝（调阅）申请表》（详见附件一）]；

（三）中心分管信息工作的领导审批；

（四）信息技术处按要求办理，并作好相应的登记手续。

第十八条  视听资料拷贝工作要求

（一）拷贝申请单位在递交拷贝申请时（原则上每次不超过5个项目），需自备移动硬盘等拷贝媒介。拷贝媒介需是全新或经格式化的，不能含带任何文件、程序、病毒等。

（二）工作人员自收到拷贝申请（须履行审批手续的，经审批）及拷贝媒介后，5个工作日内完成拷贝工作。

（三）工作人员要在《视听资料拷贝登记表》（详见附件三）上做好相应登记。

第十九条  调阅、拷贝单位要对相应的视听资料负保密责任，不得擅自进行任何形式编辑和传播。

第二十条  工作人员岗位变动或离职的，应按规定办理交接手续，并经处室负责人签字确认。

第四章  期满销毁

第二十一条  保管期满后，视听资料应按以下程序销毁：

（一）管理人员提出销毁清单及销毁意见，并登记造册；  　　

（二）销毁意见经处室负责人审核后，报单位领导审批，同时报自治区相关管理部门备案；  　　

（三）销毁视听资料时，应邀请自治区相关管理部门参加现场监销；　

（四）销毁视听资料前，保管处室和参加现场监销人员应认真核对清点销毁的资料，销毁后应在销毁清册上签名。  　　

第五章  附 则

第二十二条  本规定由中心信息技术处负责解释。  　　

第二十三条  本规定自2022年3月1日起施行。

附件：1.视听资料拷贝（调阅）申请表

2.视听资料现场查阅登记表

3.视听资料拷贝登记表

附件1

视听资料拷贝（调阅）申请表

申请单位：                            申请时间：   年    月    日

附件2

视听资料现场查阅登记表

申请单位：                            申请时间：   年    月    日