政策解读 ——《广西壮族自治区公共资源交易中心交易项目电子档案管理暂行办法》

    一、制定背景

    近年来，党中央、国务院高度重视“放管服”改革和优化营商环境工作，自治区政府加快部署大力推进公共资源交易全流程电子化，随着公共资源交易项目不断增加，全流程电子化交易比率不断提高，在工程招投标、政府采购等交易过程中，所需的纸质材料越来越少。另一方面，为了保持档案材料的完整性，还需要将电子文件转化为纸质材料存放，不仅需要大量人力、物力，还需要相当面积的档案室，给交易中心档案管理带来很大压力,也不便于各相关部门档案查阅调用。结合交易服务工作实际，决定制定出台交易中心交易项目电子档案管理相关办法。

  二、制定依据

 《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《电子招标投标办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等法律、法规及有关规定，结合交易中心实际，制定本办法。

三、制定目标

   进一步规范交易中心交易项目电子档案管理，提升档案管理科学化、精细化、自动化水平，提高档案查询利用效率，使档案查询更加方便，档案归集更加快捷，档案存放更加安全。

 四、制定过程

    为扎实做好交易项目电子档案管理办法起草工作，交易中心首先重点学习国内先进省市交易中心电子档案管理做法，结合自治区交易项目档案管理规定，起草讨论稿。交易中心分管领导召集相关处室对讨论稿进行专题研讨，牵头处室结合研讨建议对讨论稿进行修改完善后，向自治区档案管理部门征求意见，根据修改意见形成征求意见稿。于2022年11月23日—12月1日在交易中心官网面向社会公开征集意见和建议。根据收集的反馈意见和建议，进行多次研究和讨论，最终形成本办法。

  五、主要内容

（一）总则。对办法的制定目的和制定依据、电子档案和电子文件的定义、适用范围、工作原则、责任分工等进行了明确。

（二）电子档案的构成。对电子档案的形成过程，包括形式要求、建档要求、存储格式要求等进行了详细阐述。

（三）电子档案的归集和移交。对档案管理系统建设要求、电子档案归档要求进行了明确。按照项目交易流程及对应的工作职责，对档案归档的责任主体、归档流程、时限要求，以及归档档案的安全检查等进行了详细阐述。

（四）电子档案的查阅及利用。对交易中心工作人员、交易相关主体、公检法及行业行政主管部门等，因工作需要查阅或下载电子档案所需办理审批手续进行了明确。

  （五）监督管理。明确了交易中心工作人员、交易相关主体违反办法的处理措施。

  （六）附则。明确了办法不适用情形、解释权限及执行日期。

六、创新举措

（一）电子交易系统、电子监管系统和电子服务系统产生的电子文件材料在电子档案管理系统发起归集，减少了人工参与，档案归集高效、安全、可靠。

（二）贯彻落实国家有关电子招标投标政策精神，电子标依托电子档案管理系统完成项目档案的形成、归集、保存、查询利用等管理全过程；其他非电子标交易项目，档案归档的责任主体或项目代理机构可将交易材料扫描成电子形式，归档至电子档案管理系统，进行电子化管理。

（三）交易相关主体、公检法及行业行政主管部门等因工作需要查阅、下载电子档案，在履行相应审批手续后，可在相应期限内登录电子档案管理系统进行远程查询和下载，且查阅、下载过程可溯可查，全程留痕。