广西壮族自治区公共资源交易中心交易服务项目电子档案管理暂行办法

第一章  总 则  

第一条 为进一步规范广西壮族自治区公共资源交易中心（以下简称交易中心）交易服务项目的电子档案管理和信息共享，确保电子档案真实、完整、安全和可用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《电子招标投标办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等法律、法规及有关规定，结合交易中心实际，制定本办法。  

第二条 本办法所称交易服务项目电子档案（以下简称电子档案），是指进入交易中心进行的各类公共资源交易活动全过程记录，包括但不限于项目进场登记、交易公告、开标评标资料、开标评标音视频、中标（成交）公告等具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。交易服务项目电子文件（以下简称电子文件），是指在公共资源交易全过程中，通过计算机等电子设备形成的文字、图表、图像、音频、视频等数字格式的各种信息记录，以数据电文形式存储于磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统等电子设备阅读、处理、存储并可在通信网络上传输的文件。电子文件由内容、结构、背景组成。  

第三条 进入交易中心的各类公共资源交易活动全过程产生的电子档案管理适用本办法。  

第四条 电子档案管理工作遵循标准统一、记录完整、高效利用、安全可靠的原则，通过信息化管理手段，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性。 

第五条 电子档案管理工作接受公共资源交易综合管理、行业行政主管部门，以及同级档案主管部门的监督和指导。交易中心内设业务处及档案管理所在处，按照职责分工，协作配合，确保电子档案全过程闭环管理，有效做好电子档案服务工作。交易中心内设业务处应安排专人管理电子档案，负责电子档案的收集、整理、形成、归档、移交及档案移交前查阅、保管等工作；档案管理所在处负责接收后电子档案查阅、保管等工作；信息技术处负责为电子档案管理工作提供高效可靠的技术支撑，为电子档案数据采集、存储、备份、迁移等工作提供坚实保障。  

第六条 公共资源交易活动有关文件的形成、归档、保管、移交等均应使用电子文件的方式，不能在线归档的纸质文件，应当扫描后形成数字副本一并归档。除法律、行政法规等另有规定外，电子标文件不再以纸质形式归档、保存和移交。  

第二章  电子档案的构成  

第七条 电子档案在形成过程中，应当符合国家法律法规等规定的原件形式。能够真实有效地表现所载内容，并可随时调取查用的电子档案，视为符合法律、法规要求的电子档案。除法律、法规规定不适用的情形外，经认证的第三方认证电子签名与手写签名（或盖章）具有同等的法律效力。

第八条 符合下列条件的电子档案，视为满足规定的电子档案原件形式：  

（一）能够真实表现所载内容并可供随时调取查用；  

（二）能够保证电子文件及其元数据自形成起，内容完整、来源可靠，未被非法更改；  

（三）在信息交换、存储、读取和显示过程中发生了形式变化但不影响电子文件内容的真实、完整；  

（四）采用符合国家标准的电子文件存储格式，并能够确保长期有效读取。  

第九条 电子档案按照“一项一档”的要求，以“件”为单位，将交易过程中产生的电子文件、元数据、操作痕迹数据、音视频等数据进行整理，根据项目的时间、类别、存档期限等信息统一编号并归档（各类交易项目电子档案内容详见附件1、2）。

第十条 电子文件应采用通用数据格式存储，如数据有特殊要求无法使用通用数据格式存储的，应当提供可安装于通用计算机系统的应用程序一同存档，便于数据读取、查阅和利用，并在档案记录中说明。移交档案管理部门保存的电子档案应严格按照档案管理部门移交档案的有关规定执行。

第十一条 依据法律法规对于信息公开有关规定，在相关公共资源交易信息网站主动公开相关电子文件数据，包括公示公告信息、公示公告信息澄清或修改信息、项目预算金额、开标信息、暂停或终止交易信息、中标结果信息、合同备案信息、市场主体信用信息，投诉处理及监督检查情况等。不得将重要敏感数据擅自公开及用于商业用途。 

第三章  电子档案的归集和移交  

第十二条 建立电子档案管理系统。电子档案管理系统的功能及相关信息化基础设施设备，应参照《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194—2012）《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784—2021）的相关规范要求进行设计建设。电子档案管理系统应具备在公共资源电子化交易过程中按照电子档案数据标准实现归档功能，即在公共资源交易过程中及时、准确、全面地收集电子文件元数据，并按照逻辑关系生成以项目为单位的电子文件，自动生成交易项目电子档案。电子档案管理系统应具备自动归集、目录检索、查询调阅等功能。  

第十三条 电子档案管理系统必须符合国家信息安全等级保护标准，具备安全稳妥的身份识别方式、科学合理的权限控制和便捷高效的防御体系等技术力量，确保电子文件安全可靠。  

第十四条 业务处电子档案管理人员使用电子档案管理系统归集电子文件时应按照项目进场交易流程进行，对电子文件的完整性进行核查，发现缺失的电子文件应及时通知相应人员补齐，无法补齐的备注原因。电子档案管理人员对电子档案确认无误后，系统生成《电子文件归档登记表》，档案管理人员签章，完成归档。

第十五条 电子档案归档应符合下列要求：  

（一）电子档案应标明档案编号、类别代码、存档期限等。 

（二）电子文件及其元数据应当同时归档，元数据应符合国家相关标准。  

（三）加密的电子文件归档前应按有关规定做解密处理，明文归档。  

（四）不在电子交易系统中交易形成的应归档材料，应通过人工扫描等方式转换为版式文件（双层OFD或PDF/A）上传系统归档保存。  

第十六条 交易中心在电子档案归档时加盖电子档案专用章。每个公共资源交易项目完成中标公告发布后，应在10个工作日内完成已生成电子文件的归档工作。

第十七条 交易中心按有关规定要求保存所有进场交易项目的电子档案，保存期限自该电子档案加盖电子档案专用章之日起计算。电子档案管理人员对已归档的档案数据每3个月进行一次定期检查并做好备份；档案管理部门每年组织开展一次随机抽查，对发现的问题应及时采取有效措施予以恢复。  

第十八条 电子档案的保管期限按照相关法律法规规定执行。

第四章  电子档案的查阅及利用 

第十九条 因工作需要，确需借阅或下载电子档案资料的，必须办理借阅或下载手续。

第二十条 中心工作人员因工作需要查阅档案资料或因特殊情况需下载电子档案时，需通过电子档案系统在线提交档案借阅或下载申请，由本处负责人及档案管理所在处负责人批准后，方可借阅或下载，借阅时间一般不得超过一周。

第二十一条 交易发起方、社会代理和中介机构借阅、下载有关电子档案材料时，必须通过电子档案管理系统在线提交档案借阅、借调申请，并经档案管理所在处和中心分管领导批准后，方可借出。原则上上述用户只能借阅、下载属于本单位项目的相关档案资料。

第二十二条 公安机关、法院、检察院、纪检监察、审计部门或行业行政主管部门等因查办案件或处理投诉等需要借阅或下载有关电子档案材料时，必须通过电子档案管理系统在线提交档案借阅或下载申请，并上传本单位来函，经档案管理所在处负责人和中心分管领导批准后，方可借阅或下载。

第五章  监督管理  

第二十三条 交易中心工作人员有下列情形之一的，责令限期整改；情节严重的，由有关部门依纪依规予以处理：

（一）电子文件归档不符合真实、完整、可用和安全保密要求的；（二）不按照规定移交或者接收电子文件的；  

（三）不按照规定提供电子文件的；  

（四）损毁、丢失、篡改、伪造电子文件的；  

（五）擅自提供、复制、公布、销毁电子文件的；  

（六）出卖电子文件谋取私利的；

有前款第四、五、六项情形且涉嫌犯罪的，移送司法机关依法处理。

第二十四条 招标人（采购人）、招标（采购）代理机构有下列情形之一的记录异常行为档案，并限期整改；情节严重的，由有关部门依纪依规予以处理：  

（一）不按照规定时间提交电子文件核验的；  

（二）提供虚假电子文件的；  

（三）提交电子文件缺失、错误、信息不完整的； 

（四）拒不配合补正和整改落实的。

第六章  附 则 

第二十五条 交易中心服务的涉密项目档案不适用本办法。

第二十六条 本办法由交易中心负责解释，自印发之日起执行。

附件：1.自治区公共资源交易中心集中交易类项目电子档案目录

2.自治区公共资源交易中心代理类项目电子档案目录

3.自治区公共资源交易中心电子文件归档登记表

4.自治区公共资源交易中心归档电子文件存储格式

附件1

自治区公共资源交易中心

集中交易类项目电子档案目录

一、工程建设招标投标项目电子档案应当包括以下材料：

（一）项目进场登记表；

（二）专家抽取资料；

（三）开标阶段资料（签到表、唱标记录表等）；

（四）评标阶段资料（专家签到表、专家评审记录、评标报告等）；

（五）开评标现场全过程音频、视频资料。

其中，以下材料由招标人或其委托的招标代理机构提供后归档：

（一）行业行政主管部门备案材料；

（二）招标公告、招标文件（工程量清单，澄清、修改、答疑资料等）；

（三）招标代理合同；

（四）控制价材料；

（五）定标阶段材料（中标候选人公示、中标公告、中标通知书等）；

（六）中标合同；

（七）质疑投诉材料（如有）;

（八）法律法规规定的其他材料。

二、政府采购、药品和医疗器械采购项目电子档案应当包括以下材料：

（一）项目进场登记表；

（二）专家抽取资料；

（三）开标阶段资料（签到表、唱标记录表等）；

（四）评审阶段资料（专家签到表、专家评审记录、评审报告等）；

（五）采购合同；

（六）开评标现场全过程音频、视频资料。

其中，以下材料由采购人或其委托的采购代理机构提供后归档：

（一）政府采购计划备案表；

（二）采购公告、采购文件（澄清、修改、答疑资料等）；

（三）采购代理合同；

（四）定标阶段材料（采购结果公示、成交通知书等）；

（五）质疑投诉材料（如有）;

（六）法律法规规定的其他材料。

附件2

自治区公共资源交易中心

代理类项目电子档案目录

一、政府采购项目电子档案应当包括以下材料：

（一）采购计划材料；

（二）委托管理材料；

（三）项目策划材料；

（四）资格预审材料；

（五）采购信息发布材料；

（六）投标响应材料；

（七）开标评标阶段材料；

（八）采购结果确认材料；

（九）结果信息发布材料；

（十）合同签订材料；

（十一）履约验收材料。

（十二）质疑投诉材料（如有）;

（十三）法律法规规定的其他材料。

二、矿业权出让项目电子档案应当包括以下材料：

（一）挂牌、拍卖项目包括的材料：

1.自然资源厅委托材料；

2.出让公告及竞买须知材料；

3.系统打印的交易情况材料；

4.成交结果确认材料；

5.竞得人签订成交确认书提交的相关材料；

6.成交结果公示材料；

7.矿业权出让合同；

8.质疑投诉材料（如有）;

9.法律法规规定的其他材料。

（二）招标项目包括的材料：

1.自然资源厅委托材料；

2.招标公告及招标文件；

3.投标资格审查材料；

4.开标材料；

5.评标材料；

6.中标结果确认材料；

7.中标结果公示材料；

8.矿业权出让合同；

9.质疑投诉材料（如有）;

10.法律法规规定的其他材料。

三、国有产权交易项目电子档案应当包括以下材料：

（一）项目进场登记表；

（二）审批机构的项目批准文件；

（三）项目挂牌公告；

（四）国有产权交易项目交易备案表；

（五）项目成交结果公告；

（六）北部湾产权项目进场交易证明书。

（七）质疑投诉材料（如有）;

（八）法律法规规定的其他材料。

四、药品和医疗器械采购项目电子档案应当包括以下材料：

（一）采购通知/公告；

（二）基础信息资质材料（企业和产品资质等材料）；

（三）业务申请材料（账号申请、信息变更、信用评价、两票制承诺等材料）；

（四）报价解密数据；

（五）评审阶段资料（专家抽取资料、专家签到表、专家评审记录、现场全过程音频、视频资料）；

（六）产品挂网/中标目录；

（七）项目交易数据材料。

（八）质疑投诉材料（如有）;

（九）法律法规规定的其他材料。

附件3

  自治区公共资源交易中心

电子文件归档登记表

附件4

自治区公共资源交易中心

归档电子文件存储格式